레슨 운영 가이드
1:1이나 소규모로 수업하는 학원은 수업이 매번 흔들립니다. 한 명이 빠지고, 한 명은 요일을 바꾸고, 지난달 못 온 두 번은 이번 달로 넘어옵니다. 그러다 월말이 되면 이 학생이 이번 달 몇 회를 했고 얼마를 받아야 하는지 확실히 말하기 어려워집니다.
이 글은 프로그램 이야기가 아닙니다. 오늘 종이에 적어서 정할 수 있는 기준부터 다룹니다. 기준이 없으면 어떤 도구를 써도 어긋나기 때문입니다.
대부분의 원장님이 출석은 출석대로, 돈은 돈대로 관리합니다. 출석부는 벽에 붙어 있고 수강료는 엑셀에 있습니다. 평소에는 문제가 없습니다. 문제는 수업이 흔들릴 때 생깁니다.
결석 한 번이 생기면 물어야 할 것이 한꺼번에 늘어납니다. 이 결석은 회차를 차감하는가? 보강을 잡아주는가? 보강을 못 하면 다음 달로 넘기는가? 넘긴 회차는 다음 달 수강료에서 빼는가? 이 네 개의 답이 매번 달라지면 어긋나는 건 시간 문제입니다.
즉 회차 관리는 기록의 문제가 아니라 기준의 문제입니다. 기준이 흔들려서 기록이 안 맞는 것이지, 기록을 부지런히 한다고 해결되지 않습니다.
같은 학원이어도 수학·영어 같은 학과 학원은 이 문제가 덜합니다. 반이 고정돼 있고, 학생이 빠져도 반은 그대로 돌아가기 때문입니다. 결석은 그냥 결석이고, 수강료는 월 단위로 똑같이 청구됩니다.
예체능·1:1 레슨은 구조가 다릅니다. 수업 하나가 곧 그 학생의 회차 하나라서, 빠진 수업은 어딘가로 가야 합니다. 사라지든, 보강되든, 다음 달로 넘어가든요.
| 비교 | 학과 학원 (반 단위) | 예체능·1:1 레슨 |
|---|---|---|
| 수업 단위 | 반이 고정 | 학생마다 개별 |
| 결석했을 때 | 반은 그대로 진행 | 회차가 갈 곳을 정해야 함 |
| 보강 | 거의 없음 | 일상적 |
| 시작일 | 학기·월 단위로 비슷 | 학생마다 제각각 |
| 청구 금액 | 매달 동일 | 매달 달라짐 |
표의 굵은 칸이 전부 “학생마다 다르다”로 수렴합니다. 학생이 30명이면 서로 다른 30개의 상태를 관리하는 셈이고, 여기에 결석과 보강이 섞이면 사람이 머리로 감당할 수 있는 범위를 넘어갑니다.
결석이 생길 때마다 고민하지 않으려면, 결석이 지나가는 길을 미리 그려두면 됩니다. 아래가 가장 일반적인 형태입니다.
결석 처리 흐름
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함께 정해둘 것 — 보강 유효기간
기한이 없으면 “작년에 못 한 거 이번에 해주세요”가 나옵니다. 당월 내 / 익월 내 중 하나로 정하고, 그 안에 못 하면 소멸인지 이월인지까지 같이 정합니다.
네 가지 기준 중 이것이 가장 중요합니다. 이걸 안 정하면 같은 달 같은 학생을 두고도 사람마다 계산이 달라집니다. 선택지는 둘뿐입니다.
| 예정 기준 | 출석 기준 | |
|---|---|---|
| 언제 차감 | 시간표에 잡힌 수업이 지나가면 | 실제로 출석했을 때 |
| 장점 | 계산이 단순함 | 학부모가 납득함 · 분쟁이 적음 |
| 단점 | 휴강·원장 사정까지 깎일 수 있어 예외 처리가 필요 | 출석을 매번 남겨야만 성립 |
| 어울리는 곳 | 반이 고정된 학과 학원 | 1:1·소규모·예약형 |
수업이 흔들리는 게 일상이라 예정과 실제가 자주 어긋나기 때문입니다. 다만 이 선택은 출석을 빠짐없이 남긴다는 전제를 함께 받아들이는 것입니다. 출석 기록이 비면 차감의 근거 자체가 사라집니다.
말로만 보면 간단한데 숫자로 놓으면 왜 어긋나는지 바로 보입니다. 주 2회, 월 8회로 등록한 학생의 한 달을 예로 들어보겠습니다.
월 8회 등록 학생의 한 달 (예시)
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이 계산 자체는 어렵지 않습니다. 어려운 건 학생마다 이 그림이 다르다는 점입니다. 누구는 이월이 2회고, 누구는 형제 할인이 붙고, 누구는 이번 달 중간에 등록했습니다.
기준은 정하는 것보다 미리 알리는 것이 중요합니다. 두 번이면 충분합니다.
두 번째가 특히 효과가 큽니다. 학부모가 회차를 물어보는 건 의심해서가 아니라 모르기 때문입니다. 먼저 알려주면 문의 자체가 줄어듭니다.
기준을 잘 정해도 엑셀은 대체로 같은 자리에서 깨집니다. 구조를 보면 이유가 분명합니다.
출석과 수강료의 두 가지 구조
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| 열 | 왜 필요한가 |
|---|---|
| 수업일 | 모든 계산의 기준점 |
| 출결 상태 | 출석 / 인정결석 / 무단결석 / 보강 — 네 가지 구분 |
| 차감 여부 | 출결 상태와 별개 열이어야 합니다 — 인정결석인데 차감하는 경우가 있기 때문 |
| 보강 연결 | 이 보강이 어느 결석에 대한 것인지 |
| 이월 회차 | 이번 달로 넘어온 수 |
많은 분들이 ‘출결 상태’ 하나로 버티다가 세 번째 열이 없어서 무너집니다.
기능 목록은 도움이 안 됩니다. 출석과 수강료가 연결돼 있는지 하나만 확인하십시오. 분리된 도구는 엑셀 두 장을 화면 안으로 옮겨놓은 것에 가깝고, 월말 대조 작업이 그대로 남습니다.
체험 계정에서 출석을 한 번 찍어보십시오. 그 학생의 남은 회차와 다음 청구 금액이 같이 바뀌면 연동된 것이고, 바뀌지 않으면 결국 사람이 계산해야 합니다.
LESSON12는 이 지점을 기준으로 만들었습니다. 출석 한 번에 회차가 차감되고, 남은 횟수가 갱신되고, 다음 청구 금액에 그대로 반영됩니다. 빠지고 옮기고 보강해도 따로 맞출 일이 없습니다.
14일 무료체험. 학생 3명만 넣고 수업 하나에 출석을 찍어보세요.
남은 회차와 청구 금액이 같이 바뀝니다.